Forecast-Genauigkeit: Es ist kein Daten-, sondern ein Strukturproblem.

Forecast-Genauigkeit ist das Verhältnis von prognostiziertem zu tatsächlich erreichtem Quartalsumsatz, gemessen am ersten Tag des Quartals, und liegt im Mittelstand ohne definierte Deal-Stufen meist unter 60 Prozent. Mit fünf bis sechs sauber definierten Stufen, Forecast-Kategorien und einem wöchentlichen Review sind über 80 Prozent in zwei bis drei Quartalen erreichbar. Besseres Excel hilft dabei nicht: Genauigkeit ist das Ergebnis von Struktur, nicht von Erfahrung.

Wie misst man Forecast-Genauigkeit?

Am einfachsten als Verhältnis von prognostiziertem zu tatsächlich erreichtem Quartalsumsatz, gemessen am ersten Tag des Quartals. Ein Forecast von 1,0 Millionen Euro bei 0,81 Millionen Ist ergibt 81 Prozent. Werte unter 60 Prozent sind im Mittelstand ohne definierte Deal-Stufen die Regel. Über 80 Prozent sind mit sauberer Struktur in zwei bis drei Quartalen erreichbar. Wichtig ist, dass die Messung immer am selben Stichtag erfolgt, sonst vergleicht man Bauchgefühl mit Bauchgefühl.

Warum liegen Vertriebsprognosen so oft daneben?

Aus drei Gründen. Erstens bedeutet die Stufe Angebot in jedem Kopf etwas anderes, also ist die gewichtete Pipeline Zufall. Zweitens bleiben tote Deals monatelang offen, weil niemand sie schließen will. Drittens wird das Abschlussdatum beim Anlegen geschätzt und nie aktualisiert. Keiner dieser Gründe hat mit Daten oder Tools zu tun. Alle drei lassen sich mit Definitionen und einem wöchentlichen Format beheben.

Welche vier Schritte erhöhen die Forecast-Genauigkeit?

Erstens: Deal-Stufen mit prüfbaren Austrittskriterien festlegen, fünf bis sechs Stufen reichen. Zweitens: Forecast-Kategorien einführen, zum Beispiel Commit, Best Case, Pipeline, und jeden offenen Deal einer Kategorie zuordnen. Drittens: Ein wöchentliches Review, in dem nur Deals besprochen werden, deren Abschlussdatum in den nächsten 30 Tagen liegt oder überfällig ist. Viertens: Deals ohne Aktivität seit 30 Tagen automatisch zur Entscheidung vorlegen, gewinnen, verlieren oder verschieben. In einem Logistikunternehmen stieg die Genauigkeit damit von 34 auf 81 Prozent innerhalb von drei Quartalen.

Was ist eine gewichtete Pipeline und wann ist sie sinnvoll?

Die gewichtete Pipeline multipliziert jeden Deal mit der Abschlusswahrscheinlichkeit seiner Stufe. Sie ist nur dann sinnvoll, wenn die Stufen sauber definiert sind und die Wahrscheinlichkeiten aus Ihren eigenen historischen Daten stammen, nicht aus den Voreinstellungen des CRM. Mit weniger als 50 abgeschlossenen Deals pro Jahr ist eine einfache Kategorisierung in Commit und Best Case oft treffsicherer als jede Gewichtung.

Welche Rolle spielt die Vertriebsleitung beim Forecast?

Die entscheidende. Forecast-Genauigkeit entsteht nicht im CRM, sondern im wöchentlichen Gespräch, in dem die Vertriebsleitung Deal für Deal nachfragt, ob die Austrittskriterien wirklich erfüllt sind. Dieses Gespräch dauert 30 Minuten pro Woche und ersetzt die meisten Monatsberichte. Wer es ausfallen lässt, bekommt innerhalb von zwei Monaten wieder einen Forecast nach Gefühl.